Публикация 5 апреля 2012 г.
фотография

В первую очередь, конечно, следует понять, что же это за зверь такой «управление проектами», что такое проект, и в конечном итоге, что нам все это даст.

Управление проектами имеет много различных непонятных определений. Можно попробовать определить его таким образом: управление проектами — это деятельность, направленная на достижение поставленных целей с использованием имеющихся ресурсов (время, люди). В основе управления проектами лежит план. В какой-то мере все мы занимаемся планированием, пользуемся ежедневником, делаем пометки о встрече, о покупках. Но даже такой способ планирования всего лишь на несколько дней вперед может нас подвести — мы можем просто все забыть, либо в силу других особенностей человеческой психологии не выполнить запланированные дела.

И вот тут нам могут помочь методики планирования. Одна из методик, которая и была применена в нашем программном продукте — это GTD, созданная Дэвидом Алленом. GTD — Getting Things Done или доведение дел до завершения — основана на принципе освобождения от запоминания задач, их сроков и концентрации внимания непосредственно на выполнении этих задач, причем концентрации в определенный момент времени именно на той задаче, приоритет которой в этот момент выше. Функция запоминания, фиксации задач, сроков и других условий при этом возлагается на внешний носитель, в нашем случае это программный продукт «Управление проектами ПАУ».

В УП ПАУ методика GTD применяется в следующем очень простом виде: имеется список задач, составленный в порядке их приоритета. При этом уникальной особенностью программы является то, что применяется умный приоритет. У задачи помимо приоритета имеются сроки и, если у задачи приоритет ниже, чем у другой, но при этом срок выполнения ближе, то эта задача будет выше в списке.

Получается, что мы выделяем какие-то отдельные задачи, они в свою очередь являются лишь небольшими действиями на пути к поставленной цели. То есть все задачи — это проект, разделенный на небольшие этапы—шаги, позволяющие нам перейти от сложного к простому, решить большую задачу путем решения более мелких. Определение проекта сводится к следующему — это деятельность, имеющая определенную цель, сроки и исполнителя.

Создайте проект. Разбейте проект на мероприятия, если в нем есть шаблонные процедуры, либо сразу на задачи. Первоначально можно сделать это на бумаге, а потом внести в программу. Каждая задача — это отдельное действие, достигаемое за конкретный промежуток времени, закрепленное за отдельным человеком-исполнителем. Определите порядок действий, то есть приоритет задач. Что надо сделать в начале, что потом, что параллельно. Параллельные задачи можно назначать, если над проектом работает команда. Когда вы разбили проект на мелкие действия-задачи (либо в виде: проект на мероприятия, мероприятия на задачи, при этом проект может состоять из мероприятий и задач одновременно), затем расставили приоритет и сроки задачам, в списке вы увидите последовательность действий, которые вам предстоит сделать. Задачи также можно добавлять в проект в процессе.

Уже на этапе бумажного планирования, если вы им воспользовались, перед вами вырисовалась общая картина. Но программа позволит не только зафиксировать все эти данные, но и будет напоминать вам об истечении срока текущих задач и о предстоящих. Также она позволит наладить общение в команде, обсудить условия задач, получить помощь от коллег. Теперь об условиях, сроках можно забыть и сосредоточиться на решении. Действительно заняться работой, а не планированием.

Но помните о том, что это всего лишь инструмент в ваших руках, он может вам помочь стать эффективнее, продуктивнее, но он не выполнит за вас работу. Пользуйтесь им так же часто, как если бы это была ваша зубная щетка.

Сохраните себе время, здоровье и займитесь работой!