публикация 18 марта 2014 г.
фотография

Владелец и директор небольшой юридической фирмы Миша всегда мечтал, чтобы в его работе было меньше суеты, лишних бумаг и непонятностей, и больше конкретики, четких действий и простых процессов. Он всегда хотел знать - куда какие письма высылают, кто и о чём говорил с клиентом и кому из сотрудников поручена важная задача. Идеальной картинкой для него было открыть ноутбук в любом месте и сразу же увидеть актуальное состояние дел в его фирме.

Но реальность для директора Миши была совсем другой. Он не понимал, что делают его сотрудники в рабочее время, тратил время на то, чтобы разобраться к какой задаче относятся очередные присланные данные, а когда решал поработать вне офиса, то запускал на своем ноутбуке сотню программ, листал записные книжки в поисках нужного контакта и перебирал стикеры, а главное - постоянно задавал сотрудникам уточняющие вопросы: "Ребят, а что вы сегодня сделали?".

Директор в недоумении

Конечно, никто не хочет быть Мишей! Но почему-то становится им и тонет в рутине рабочей повседневности.

Нам с вами, друзья, невероятно повезло, что мы живем в 21 веке, где для упрощения и повышения эффективности человеческой деятельности существует множество продуктов. Один из них – это «Управление Проектами ПАУ».

Поверьте, для многих компаний она стала "волшебной палочкой", так как упростила ежедневные процессы и повысила эффективность работы сотрудников. Но перейдем от общих слов к конкретным делам.

Директору Мише порекомендовали "волшебную палочку" и он решил сменить свою повседневную стратегию управления компанией. Он внедрил «Управление проектами ПАУ» в свою работу - установил её на компьютеры сотрудников и компания начала работать по новым правилам.

Кто-то из сотрудников возмущался, кто-то наоборот принял программу с восторгом, но все привыкли и стали работать только по установленным правилам и регламентам.

Теперь рабочий день директора Миши стал выглядеть следующим образом: утром он запускает «Управление проектами ПАУ» и видит абсолютно всё, что происходит в фирме. В любой момент Миша может подкорректировать задачи или перераспределить ресурсы.

Стажер Иван занимается делами №1, №2 и №3, Марина ведёт большой проект N, где выполнила уже половину задач, а Денис уже сидит без дела. Тогда Миша назначает Денису новую задачу с комментариями и сроками, отправляя его к существующей базе данных. Денис получает задачу, открыв письмо-уведомление на своей почте, и сразу же может приступить к выполнению или задать уточняющие вопросы с помощью комментариев. В это время стажер Иван успешно работает над своими делами, так как к его услугам вся база данных компании – от шаблонов уже правильно сделанных документов, куда ему нужно ввести новые данные, до примеров уже сделанных дел.

У Марина есть план задач

Марина же спокойно и основательно работает над своим проектом, так как видит объём выполненных задач и объём будущих дел, а также даты, к которым она должна сдать проект и бюджет, за рамки которого она не должна выйти. Она знает, что все успевает и сделает свою работу вовремя. К тому же, Марина – великолепный исполнитель и ей очень удобно работать, когда задачи расписаны четко и понятно.

В цифрах изменение деятельности компании выглядело следующим образом: на выполнение типового проекта N уходило четыре месяца, а после начала использования проектного подхода и при жестком соблюдении сроков - три. В этом случае компания Миши получила дополнительную прибыль от ранней сдачи проекта, а ещё - рекомендации и добрые отзывы от клиентов.

Как видите - теперь в компании у директора Миши полный порядок, его сотрудники стали более эффективными, реализация проектов более качественной, а сам он может направлять больше энергии на развитие своего дела и на поиск новых проектов и партнёров.

Но откроем вам ещё один секрет - в России совсем немного компаний использует управление проектами как ежедневный инструмент. Опыт зарубежных компаний говорит о том, что использование такого инструмента повышает эффективность в разы:

Эффективность программ управления проектами

Поэтому, использование «Управления проектами ПАУ» поможет вашей фирме оставить далеко позади всех конкурентов и стать более эффективной и привлекательной для клиентов.

Управление проектами эффективно