публикация 4 сентября 2012 г.
фотография

В организации работы компании одну из важных ролей играет финансовое управление, также как и в управлении проектами важную роль играет бюджетирование. Эти понятия имеют много общего: и то и другое направлено на достижение эффективного управления компанией в целом. Но даже применение методик и программного обеспечения для управления проектами и для бюджетного планирования будет давать недостаточный результат при их отдельном использовании. Важно объединить усилия, ведь, в действительности, эти процессы тесно взаимосвязаны.

Что такое управление проектами мы уже рассматривали. Давайте теперь определимся с бюджетированием проекта. По сути, это часть планирования проекта, которую мы должны осуществлять в процессе определения этапов проекта и постановки задач. От определения начального бюджета и до отдельных строк расходов и доходов.

Конечно, подобная стратегия управления требует гибкого инструмента, способного автоматизировать, облегчить и объединить эти процессы.

Новый раздел Доходы/Расходы в программе «Управление проектами ПАУ» предназначен для ведения учета финансовых операций по проектам. Организовать проектную работу и планирование ожидаемых затрат и прибыли проще и удобнее, следуя принципам GTD заложенным в программе, не держа в голове кучу цифр.

Говоря о бюджете проекта, в программе «Управление проектами ПАУ» мы так же как и проект планируем бюджет начиная от большого к меньшему. Назначая бюджет проекта, впоследствии делим его на части в зависимости от задач, получая, в итоге, план в денежном выражении.

Бюджетное управление в виде проекта

В качестве проекта можно вести любую финансовую деятельность, даже такие не подходящие под определение проекта затраты как канцелярские товары и другие ежемесячные нужды компании. Достаточно просто создать отдельный проект «Офисные расходы», запланировать в нем ежемесячные траты с повторением и при оплате отмечать их как свершившиеся.

Бюджетное управление в виде проекта

Другим вариантом использования может стать выдача зарплаты. Также как и для предыдущего проекта, можно запланировать ежемесячные повторяющиеся расходы. При этом, выдавая зарплату сотрудникам на руки, вы должны учитывать сумму, которую вы сняли с банковского счета, и сумму которую выдали сотрудникам наличными. Для этого достаточно завести разные счета. Проводя операции, вы сможете отмечать по какому из счетов проведена операция.

Дублируйте информацию по банковским счетам. Банковские системы зачастую не позволяют отследить всю цепочку действий по счету, легко отслеживайте и храните движения средств по нему, пользуясь дополнительным преимуществом, добавляя информацию по вашему усмотрению, пишите с какой целью, когда, сколько и кем были расходованы или внесены средства.

Командная работа с бюджетами проектов

При работе в команде над каким-либо проектом, каждый сотрудник в соответствии с поставленными перед ним задачами сможет заранее спланировать свои траты и заранее сделать запрос бухгалтеру на получение необходимых средств. Вы и ваш бухгалтер всегда в курсе всех планируемых расходов.

При этом бюджет и все финансовые операции по проекту доступны только участникам, которым предварительно был выдан доступ к ним. Конфиденциальность данных соблюдается строго. Вы сами определяйте кто из участников проекта имеет доступ к этим данным, еще на этапе формирования команды проекта.

Командная работа с бюджетами проектов

В то же время использование данного раздела программы позволит организовать более тесную работу в компании, объединить людей, которые казалось бы в своей работе никоим образом не контактируют.

Гибкий инструмент выборки

Имея доступ к разделу Доходы/Расходы, участники проектов могут легко найти любую искомую информацию, благодаря гибкому инструменту выборки. Информации нужно хранить слишком много, бухгалтерские книги давно отошли в прошлое, но даже в самых продвинутых системах учета бывает сложно найти нужные данные, они потеряны в глубинах баз данных. Гибкий поиск позволяет вытащить на свет любую интересующую информацию, пользоваться им легко, вы получаете результат в считанные секунды.

Гибкий инструмент выборки

Можно найти все, что касается одного контрагента, просто введя его фамилию в строку поиска, в окне появятся все операции по нему, включая сопутствующую информацию. Например, можно вывести данные по одному сотруднику, в одном окне будет учтена зарплата и все финансовые операции, которые он ввел в систему, участвуя в различных проектах.

Новый раздел Доходы/Расходы программы Управление проектами ПАУ позволяет не только спланировать и отследить выполнение бюджета по отдельным проектам, но и по организации в целом. Вы можете запланировать бюджет проекта заранее и гибко корректировать его в процессе. Сегодня решение задачи объединения процесса планирования бюджета и управления проектами – это еще один шаг к эффективному управлению как отдельными процессами, так и всей компанией в целом.