Бюджет проекта. Работа с доходами, расходами

Раздел Доходы/Расходы

Раздел Доходы/Расходы предназначен для ведения финансового учета в вашей компании, в частности, ведения бюджета проекта. Вы можете завести несколько счетов, вносить доходы и расходы, планировать их.

Раздел Доходы/Расходы содержит подразделы:

  • Общие счета - содержит счета, которые можно использовать в нескольких проектах.
  • Счета – предназначен для ведения различных счетов компании. Вы можете завести счета, дав им названия по вашему усмотрению, например, по названию банка, касса с наличными или любое другое.
  • Операции – представляет собой сводную таблицу расходов и доходов. Позволяет увидеть общую картину движения средств по счетам, добавить доход или расход, отредактировать имеющиеся позиции, распечатать список.
  • Доходы – отражает фактические и планируемые поступления на различные счета по выбранному проекту.
  • Расходы – отражает фактические и планируемые расходы по выбранному проекту.

Для просмотра списка счетов необходимо выбрать проект.


Создание общего счета

В разделе Доходы/Расходы перейдите к подразделу Общие счета. В главном окне нажмите Добавить первый счет. Впоследствии создать счет можно будет из панели команд.


Внесите название, начальный баланс, дату, на которую он подсчитан, выберите валюту, внесите примечания. Нажмите Далее.


Нажмите Выбрать проекты. Выберите один или несколько проектов, в которых будет использован данный счет. Нажмите Выбрать и Сохранить. Впоследствии можно будет добавить проекты на карточке счета.


Редактировать список связанных счетов может только автор счета и суперпользователь. Текущий пользователь видит только созданные им общие счета, а также те, которые связаны с Моими проектами.

В программе есть возможность переноса средств между счетами. Возможно перенести средства между общими счетами, с общего счета на обычный счет и обратно. Процедура переноса средств описана ниже.

Создание счета

В разделе Доходы/Расходы перейдите к подразделу Счета. В главном окне нажмите Добавить первый счет. Впоследствии создать счет можно будет из панели команд.


Внесите название, начальный баланс, дату, на которую он подсчитан, выберите валюту, внесите примечания. К счету можно применить параметр По умолчанию, если проставить галочку, все создаваемые операции автоматически будут проходить по данному счету. Это удобно, если большинство операций осуществляются по одному счету. Нажмите Сохранить.


Дополнительно в панели команд можно открыть карточку счета для просмотра и редактирования информации по счету, удалить счет, перенести средства с одного счета на другой, распечатать список счетов.

Ведение учета доходов, расходов

Создать доход можно в подразделах Операции и Доходы, создать расход можно в подразделах Операции и Расход. Отличие операций состоит в следующем: для дохода заполняется поле Плательщик, а для расхода - поле Получатель. Нажимаем Доход /Добавить доход.


В открывшемся окне заполните все необходимые поля: сумму, дату, счет, по которому проводится операция, плательщика, оставьте примечания. Выберите категорию, подкатегорию. Нажмите Сохранить.


Если операция только планируется, то при создании проставьте галочку Планируемая операция. После чего появится возможность заполнить дополнительные поля: выбрать период повторения операции и дату окончания повторения. Нажмите Сохранить.


Планируемые операции впоследствии можно переводить в фактические. При переводе операции в фактическую дата операции проставляется текущей, в комментарии добавляется запись с датой перевода и именем участника проекта, который перевел операцию.

Категории операций

В системе уже есть готовые справочники категорий. Вы можете добавить нужные вам значения. Для этого при создании операции (дохода или расхода) нажмите Выбрать и в открывшемся справочнике нажмите Создать категорию.


Можно выбрать Родительский элемент, чтобы впоследствии было проще найти категорию. Внесите название, нажмите Сохранить. Обратите внимание, что при внесении названия категории, появляется предупреждение, если такое название совпадает с уже имеющимися.


Также в системе есть возможность подготовить список нужных категорий в разделе Конфигурация|Справочники. В панели команд можно создать категорию дохода или расхода, отредактировать имеющиеся, удалить и распечатать список.


Уведомления и комментарии

По разделу Доходы/Расходы уведомления создаются при создании, редактировании и удалении записей. Уведомления связанные со счетами получает руководитель проекта. Уведомления по операциям получают руководитель проекта и участники, имеющие доступ к данному разделу. Как устанавливаются права доступа к разделу Доходы/Расходы описано ниже в блоке Конфиденциальность данных. По каждой планируемой операции создается уведомление, когда подходит время ее осуществления и нужно перевести ее в фактическую.

На карточке каждой операции содержится блок с комментариями. В этом блоке отмечается информация о действиях по данной операции: когда была внесена запись об операции, кто ее внес, кто прокомментировал или перевел из планируемой в фактическую.


Работа с уведомлениями описана в разделе Работа с задачами и уведомлениями, комментарии руководства пользователя.

Конфиденциальность данных

Доступ к данным проекта по финансовым операциям устанавливается при формировании команды проекта. На карточке проекта в блоке Команда нажмите Доходы/Расходы. В открывшемся окне проставьте галочки напротив тех участников проекта, которые будут иметь доступ к подразделу Доходы/Расходы. Нажмите Выбрать.


Фильтры и поиск

В подразделах Операции, Доходы, Расходы к списку операций можно применить фильтры и сделать нужную выборку. По умолчанию в списке отражены все операции по всем Моим проектам, можно выбрать операции по одному проекту, отсортировать их по счету, по категориям, по периоду времени, выбрать фактические или планируемые.


Также отсортировать операции можно с помощью окна поиска. Сначала нужно выбрать параметр, по которому будет производиться поиск. Нажмите на лупу слева в окне поиска, выберите параметр, введите текст поиска.


Полученные в результате выборок списки можно распечатать в MS Excel. В панели команд нажмите Печать списка.

Перенос средств

В программе есть возможность переноса средств в двух случаях: перенос средств между разными счетами и перенос средств при переводе проекта на следующий этап, например при ведении банкротных процедур. Работа с ними описана в разделе Работа с банкротными проектами.

Для перевода проекта на его карточке в панели команд нужно нажать Перевод проекта. В открывшемся окне в разделе Перенос данных по доходам/расходам, предварительно заполнив предыдущие поля, можно выбрать счета, один или несколько, по которым будет произведен перенос средств. Необходимо также выбрать данные для переноса, возможны 4 варианта:

  • Только счета с конечными итогами - будут перенесены данные только по остаткам средств на счетах;
  • Фактические и планируемые операции - будут перенесены все данные без изменений;
  • Фактические операции - будут перенесены данные только по исполненным операциям;
  • Планируемые операции - будут перенесены запланированные операции и данные по остаткам средств на счетах.

Нажмите Сохранить.


Для переноса средств между разными счетами в разделе Доходы/Расходы, в подразделе Счета в панели команд нажмите Перенести средства. В открывшемся окне выберите дату, счет, с которого будут перенесены средства, счет, на который нужно перенести, сумму перевода, примечания. Нажмите Сохранить.


Наверх страницы
Получите бесплатную версию
Я ознакомлен и согласен с положением о конфиденциальности

Заполните всего 3 поля и получите 30-дневную бесплатную
версию редакции Профессионал, чтобы посмотреть,
как работает продукт своими глазами!