Работа с задачами и уведомлениями, комментарии

Принципы GTD

Управление проектами, как и любая деятельность может быть построена по определенным правилам, уже существующим методикам. Одна из методик, которая и была применена в нашем программном продукте — это GTD, созданная Дэвидом Алленом. GTD — Getting Things Done или доведение дел до завершения — основана на принципе освобождения от запоминания задач, их сроков и концентрации внимания непосредственно на выполнении этих задач. Причем концентрации в определенный момент времени именно на той задаче, приоритет которой в этот момент выше. Функция запоминания, фиксации задач, сроков и других условий при этом возлагается на внешний носитель. В нашем случае это наш программный продукт «Управление проектами ПАУ».

В программе «Управление проектами ПАУ» методика GTD применяется в следующем очень простом виде: имеется список задач, составленный в порядке их приоритета. При этом уникальной особенностью программы является то, что применяется умный приоритет. У задачи помимо приоритета имеются сроки. Если у задачи приоритет ниже, чем у другой, но при этом срок выполнения ближе, то эта задача будет выше в списке.

Получается, что мы выделяем какие-то отдельные задачи, они в свою очередь являются лишь небольшими действиями на пути к поставленной цели. То есть все задачи — это проект, разделенный на небольшие этапы—шаги. Эти этапы позволяют нам перейти от сложного к простому, решить большую задачу путем решения более мелких.

Задачи

Данный функционал системы предназначен для координирования работ по проектам путем постановки задач и контроля их выполнения. Вся работа ведется в разделе Планирование (подразделы Задачи и Уведомления), а также на карточках мероприятий.

Задаче можно назначить исполнителя, срок исполнения, приоритет, привязать к проекту и мероприятию, с которыми она связана. По каждой задаче можно ставить отметки о ходе её выполнения («В работе», «Сделано»). Поставленные задачи можно обсуждать путем комментирования, прикладывать к задачам файлы.

Любой пользователь программы, который зарегистрирован в системе, может создавать задачи и назначать их исполнение себе или другим пользователям.

Набор действий, которые пользователь может выполнять с задачей, зависит от того, является ли он её постановщиком, исполнителем или не имеет к ней отношения:

Действие Пользователи
Постановщик задачи Исполнитель задачи Руководитель проекта Иной пользователь
Создать задачу да - - -
Изменить описание задачи да да да да
Распечатать карточку задачи да да да да
Поставить статус «в работе» - да - -
Поставить статус «сделано» - да - -
Открыть заново да, если задача отмечена как «сделано» да, если задача отмечена как «сделано» да, если задача отмечена как «сделано» да, если задача отмечена как «сделано»
Удалить да - да -

Создание задачи

Нажмите на верхней панели кнопку Создать задачу (доступна из любого раздела программы).

В открывшемся окне Создание новой задачи обязательно заполните поле Название и по желанию — остальные поля формы:

  • Исполнитель — выберите исполнителя из списка зарегистрированных пользователей программы. Программа пришлёт ему уведомление о назначении задачи, сама задача появится у пользователя в подразделе Мои задачи.
  • Срок исполнения — введите дату и время, к которым надо выполнить задачу. Срок влияет на сортировку задач, на рассылку уведомлений по задаче и на метку задачи (у невыполненных в срок появляется отметка Просрочено).
  • Приоритет — выберите один из предложенных вариантов. Приоритет влияет на сортировку задач.
  • Проект — выберите проект, с которым связана задача. Задача будет привязана к данному проекту.
  • Мероприятие — выберите мероприятие по выбранному проекту. Привязывает задачу к мероприятию (задача появляется в карточке мероприятия).
  • Описание — опишите задачу в произвольной форме.

Нажмите Сохранить.


Также создать задачу можно в разделе Задачи. Для этого необходимо нажать на нижней панели на кнопку Создать, либо в окне задач кликнуть по списку задач правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать Создать, либо на клавиатуре нажать кнопку Insert.


Комментарии к задаче

В карточке задачи любой пользователь может оставить комментарии к данной задаче. Это могут быть вопросы исполнителя, уточнения от постановщика задачи. Чтобы оставить комментарий, необходимо открыть карточку задачи. Это можно сделать в разделе Задачи. Для этого необходимо дважды кликнуть по задаче в списке. Можно нажать в нижней панели на кнопку Карточка задачи, либо в окне задач кликнуть по списку задач правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать Карточка задачи.


В карточке задачи в поле Добавить комментарий написать свое замечание, вопрос или ответ. Нажать кнопку Добавить, после чего ваш комментарий появится в списке комментариев.


Мои задачи и их приоритет

В разделе Планирование, подразделе Главная пользователь видит 7 наиболее важных на текущий момент задач, в том числе и просроченных.

В разделе Планирование, подразделе Мои задачи пользователь видит все назначенные на него задачи по всем проектам.

По умолчанию, эти задачи отсортированы по «умному приоритету», который формируется на основании срока и приоритета задачи. Если задача имеет срок исполнения и данный срок истекает, то общая важность задачи будет увеличиваться и данная задача будет показываться выше в списке. Просроченные задачи будут подсвечены красным цветом.

Задачи можно отсортировать по любому из значений, представленных в таблице. Для этого нажмите на заголовок нужной колонки таблицы.

Примечание — на список задач в подразделе Мои задачи не действуют никакие фильтры (в т.ч. не действует индикатор текущего проекта).

Все задачи и их фильтрация

В разделе Планирование, подразделе Задачи пользователь может посмотреть все задачи, которые когда-либо были зарегистрированы в системе, но не были удалены из неё.

Список нужных задач можно получить с помощью комбинации фильтров:

  • Индикатор текущего проекта — показывает задачи, относящиеся к конкретному проекту.
  • Фильтр по исполнителю — показывает задачи, относящиеся к выбранному исполнителю.
  • Фильтр по статусу — показывает задачи в соответствии с ходом работы над ними.
  • Фильтр по срокам — показывает задачи, которые были созданы и/или должны быть завершены в выбранный промежуток времени.

Работа с уведомлениями

Постановщик задачи, её исполнитель и руководитель проекта (если задача привязана к этому проекту) уведомляются обо всех событиях, произошедших с задачей (см. таблицу ниже).

Событие Получатель уведомления
Постановщик задачи Исполнитель задачи Руководитель проекта Иной пользователь
Постановщик поработал с задачей - Уведомляется Уведомляется -
Исполнитель поработал с задачей Уведомляется - Уведомляется -
Иной пользователь поработал с задачей Уведомляется Уведомляется Уведомляется -
Истёк срок выполнения задачи Уведомляется Уведомляется Уведомляется -

Примечание — о своих действиях пользователь не уведомляется, даже если он и исполнитель и автор задачи.

В раздел Планирование, подразделе Главная вы можете выполнить базовые действия со свежими уведомлениями:

  • отметить уведомление как прочитанное (поставьте галочку напротив уведомления);
  • перейти к просмотру всех уведомлений в разделе Планирование, подразделе Уведомления (кликните по ссылке Все уведомления);
  • перейти к задаче, событию или проекту, соответствующим уведомлению (кликните по ссылке с названием уведомления);

В разделе Планирование, подразделе Уведомления вы можете полноценно работать со всеми уведомлениями:

  • просмотреть все уведомления или только непрочитанные (выберите соответствующий пункт в фильтре);
  • отметить уведомление как прочитанное (выберите уведомление в списке);
  • перейти к задаче, событию или проекту, соответствующим уведомлению (выберите уведомление в списке и нажмите кнопку Перейти к задаче, Перейти к событию, Перейти к операции, Перейти к мероприятию или Перейти к проекту);
  • удалить уведомление (выберите уведомление в списке и нажмите кнопку Удалить).

Пользователи уведомляются не только обо всех изменениях, связанных с задачами, но и при комментировании проекта и создании события по проекту.

Все уведомления можно получать по электронной почте. Во-первых, для этого нужно настроить smtp-сервер. Далее заполнить адреса электронной почты для всех пользователей. Это можно сделать при создании новых пользователей в разделе Конфигурация|Пользователи.

Наверх страницы
Получите бесплатную версию
Я ознакомлен и согласен с положением о конфиденциальности

Заполните всего 3 поля и получите 30-дневную бесплатную
версию редакции Профессионал, чтобы посмотреть,
как работает продукт своими глазами!