План работ по проекту. Создание мероприятий

Как создать проект было рассмотрено в инструкции по Созданию первого проекта. Но сам по себе проект не дает возможности полноценной работы. Необходимо составить план работ, наполнить проект мероприятиями.

Перейдите на вкладку Проекты, подраздел План работ. Выберите нужный проект, нажав на ссылку выбрать текущий проект.


Создание плана работ по проекту

Рассмотрим создание плана работ на примере Предварительной работы с должником. Перед нами открылась страница с названием План работ по проекту «Предварительная работа с должником». Здесь мы можем создать список мероприятий, которые необходимо провести для успешного завершения проекта. Нажимаем ссылку Добавить первое мероприятие.


Заполняем появившуюся форму как показано на рисунке ниже, нажимаем Сохранить.


Аналогичными действиями получили план из 4-х мероприятий:


Список мероприятий можно отсортировать, используя клавиатурную команду Ctrl+стрелка верх/стрелка вниз.

Комментарии к мероприятию, уведомления

В карточке мероприятия участники проекта могут оставить комментарии к данному мероприятию. Это могут быть вопросы исполнителя, уточнения от руководителя проекта. Чтобы оставить комментарий, необходимо открыть карточку мероприятия. Это можно сделать в подразделе План работ. Для этого необходимо дважды кликнуть по мероприятию в списке. Можно нажать в нижней панели на кнопку Карточка мероприятия, либо в списке мероприятий кликнуть по мероприятию правой клавишей мыши и в контекстном меню выбрать Карточка мероприятия.


В карточке мероприятия в поле Добавить комментарий написать свое замечание, вопрос или ответ. Нажать кнопку Добавить, после чего ваш комментарий появится в списке комментариев.


При появлении нового комментария команда проекта получает уведомление. Также по мероприятиям формируются уведомления при назначении и переназначении, если по мероприятию начата работ, если мероприятие выполнено, просрочено или переоткрыто. Участники проекта могут просматривать уведомления как в самой системе, так и получать их по электронной почте.

Привязка шаблонов документов к мероприятиям

Мы хотим, чтобы с некоторыми из этих мероприятий были связаны документы, и чтобы программа могла их генерировать и хранить. Для этого сначала создаём пользовательские шаблоны документов.

Создание нового шаблона документа

В карточке мероприятия можно прикреплять к мероприятию шаблоны документов, а также создавать новые шаблоны документов. Для этого необходимо в карточке нажать Добавить шаблон. В появившемся окне нажать Добавить.


Откроется окно создания нового шаблона документа. Выбираем Создать новый, Далее. Заполняем появившуюся форму как показано на рисунке ниже, нажимаем Сохранить. Шаблон документа автоматически появится в карточке мероприятия.


Если мы хотим добавить уже готовый шаблон документа, то в карточке мероприятия кликаем по ссылке Добавить шаблон. В открывшемся окне выбираем нужный шаблон. Аналогичным образом прикрепляем остальные шаблоны документов к этому и другим мероприятиям.


Генерация документа

С карточки мероприятия мы можем генерировать документы по шаблонам. Шаблон документа позволяет программе сгенерировать нужный документ с заданными параметрами. Шаблон документа содержит статичный, не меняющийся текст, а также меняющиеся задаваемые параметры. Если открыть шаблон документа, то он предстанет перед нами примерно в таком виде. Статичный текст будет черным, а параметры выделены красным.


Для того, чтобы сгенерировать документ по шаблону в карточке мероприятия, нужно кликнуть по нему дважды. Либо нажать на стрелочку и в выпадающем списке выбрать Сформировать документ по шаблону. Тут же можно удалить данный шаблон из мероприятия, либо перейти к списку шаблонов в разделе Конфигурация, выбрав Управление шаблонами документов.


Откроется карточка создания документа по шаблону. Здесь мы можем зарегистрировать документ в исходящих — в журнале исходящих автоматически будет создана запись. Можем проставить номер документа, дату и время составления, место составления. Поставить отметку о сохранении документа в Файловом хранилище (по умолчанию сохраняется). Изменить название создаваемого документа и выбрать другую папку для его хранения. Заполнить другие предлагаемые параметры (на скриншоте представлено поле Суд), чтобы они также были заполнены в документе. После внесения всех необходимых сведений и изменений, нажимаем кнопку Сохранить.


После этого у нас формируется готовый документ с проставленными параметрами, который открывается в MS Word. Теперь вместо непонятных параметров в документе проставлены соответствующие данные.


Если требуется, документ можно дополнительно отредактировать средствами MS Word и отправить на печать.

Файловое хранилище

Помимо информации о проектах, задачах, мероприятиях, событиях и т.п., база данных программы хранит информацию о документах — как документах, сгенерированных самой программой, так и документах из внешних источников. Сами документы хранятся отдельно в виде обычных файлов. Этот способ хранения мы называем файловым хранилищем.

Файловое хранилище находится там же, где и база данных. Файлы находятся в папке с именем Помощник.

Для вызова окна файлового хранилища используйте кнопку Файловое хранилище на верхней панели.


Окно Файлового хранилища является окном Проводника Windows: слева — дерево папок, справа — список документов в выбранной папке. Сверху находится меню Файлового хранилища и панель команд. По нажатию правой кнопки мыши над папкой или файлом появляется контекстное меню для этого объекта.

Полнотекстовый поиск в системе осуществляется в том числе и по файловому хранилищу.

Привязка задач к мероприятиям

В карточке мероприятия также можно привязать к мероприятию задачи или связать его с делопроизводством. Для того, чтобы привязать задачи к мероприятию, нужно в карточке мероприятия нажать Создать задачу.


В открывшемся окне вносим название задачи. По желанию выбираем исполнителя, ставим сроки, приоритет (по умолчанию стоит Обычный), вносим описание. Нажимаем Сохранить.


Созданная задача видна в карточке мероприятия. Ее можно удалить из мероприятия, нажав на крестик напротив данных о задаче, при этом она останется в списке задач. Просмотреть ее можно также в подразделе Мои задачи (если вы являетесь ее исполнителем), в подразделе Задачи в разделе Планирование. Точно так же можно создать еще несколько задач по данному мероприятию.


При этом задачи в системе можно создавать, не привязывая их ни к какому мероприятию. Проект может состоять из мероприятий и задач как входящих в эти мероприятия, так и отдельных.

Наверх страницы
Получите бесплатную версию
Я ознакомлен и согласен с положением о конфиденциальности

Заполните всего 3 поля и получите 30-дневную бесплатную
версию редакции Профессионал, чтобы посмотреть,
как работает продукт своими глазами!